Glosario de Control y Gestión Documental

Control Documental

También conocido como: Control de documentos · Control documentario

Disciplina dedicada a garantizar la vigencia, aprobación, versión y trazabilidad de cada documento crítico de una empresa. A diferencia de la gestión documental — que cubre todo el ciclo — el control documental se enfoca específicamente en asegurar que cada documento esté vigente, autorizado y registrado.

Ejemplo: El control documental de una flota vehicular asegura que cada unidad tenga VTV, seguro y RTO vigentes antes de operar.

Gestión Documental

También conocido como: Gestión de documentos · Document Management

Conjunto de procesos para crear, almacenar, recuperar, distribuir y archivar documentos a lo largo de su ciclo de vida. Engloba al control documental pero también cubre digitalización, clasificación, búsqueda y archivo histórico.

DMS (Document Management System)

También conocido como: Sistema de Gestión Documental · Software documental

Software que centraliza la gestión documental de una organización. Reemplaza el almacenamiento disperso en carpetas, mails y planillas por un repositorio único con búsqueda, versionado, permisos y trazabilidad. Ejemplos: ControlDoc, DocuWare, M-Files, OnBase.

OCR (Optical Character Recognition)

También conocido como: Reconocimiento óptico de caracteres

Tecnología que extrae texto de imágenes y PDFs escaneados. En control documental, el OCR se usa para detectar automáticamente fechas de vencimiento, números de documento o datos de identificación, reduciendo la carga manual y los errores de transcripción.

Ejemplo: Al subir una foto de un seguro de auto, el OCR de ControlDoc detecta la fecha de vencimiento y la propone al operador para confirmar.

Trazabilidad Documental

Capacidad de reconstruir el historial completo de un documento: quién lo cargó, quién lo aprobó o rechazó, qué versiones existieron, cuándo se modificó y bajo qué criterio. Es requisito para superar auditorías externas y demostrar compliance regulatorio.

Compliance Documental

También conocido como: Cumplimiento documental

Conjunto de prácticas y herramientas que aseguran que la documentación de una empresa cumple con las normativas legales, fiscales, laborales y de seguridad aplicables. Incluye control de vencimientos, validez de firmas y conservación por los plazos exigidos.

Expediente Digital

También conocido como: Legajo digital

Carpeta digital que agrupa toda la documentación asociada a una entidad — un empleado, un vehículo, un contratista — con sus permisos, vencimientos y historial. Reemplaza el legajo físico tradicional con búsqueda instantánea y trazabilidad total.

Repositorio Documental

Almacén centralizado donde se guardan todos los documentos de una organización con un sistema unificado de búsqueda, permisos, versiones y metadatos. En sistemas modernos opera en la nube como SaaS.

Control de Vencimientos

Mecanismo que monitorea las fechas de caducidad de documentos críticos y alerta a los responsables antes de que un documento venza. Es central en sectores con alta exigencia regulatoria como logística, energía, minería y RRHH.

Habilitación de Contratistas

También conocido como: Habilitación de proveedores · On-boarding documental

Proceso por el cual una empresa valida que un contratista o proveedor externo cumpla con la documentación exigida (seguros, ART, aportes patronales, formularios SRT) antes de autorizar el acceso a planta o el inicio de trabajos.

Sub-empresa

También conocido como: Multi-cliente · Multi-tenant documental

Estructura jerárquica que permite a consultoras y empresas BPO gestionar la documentación de múltiples clientes dentro de un mismo sistema, con aislamiento de datos para evitar cruces de información.

Flujo de Aprobación

También conocido como: Workflow documental

Secuencia de pasos que sigue un documento desde que se carga hasta que queda aprobado o rechazado. Cada paso registra quién intervino, cuándo y con qué comentario, generando trazabilidad automática.

Semáforo de Cumplimiento

Indicador visual (verde / amarillo / rojo) que resume el estado de la documentación de una empresa en tiempo real, distinguiendo entre documentos vigentes, próximos a vencer y vencidos.

Normalización Documental

También conocido como: Estandarización de archivos

Conversión automática de archivos de distintos formatos (imágenes, Word, Excel) a un formato estándar — típicamente PDF — para garantizar uniformidad, compatibilidad de visualización y conservación a largo plazo.

Auditoría Documental

Revisión sistemática de los documentos de una organización para verificar su vigencia, autenticidad, integridad y conformidad con normativas internas y externas. Es una práctica recurrente en sectores regulados.

HSE / SST

También conocido como: Seguridad e Higiene · Salud y Seguridad Ocupacional

Health, Safety & Environment (HSE) o Seguridad y Salud en el Trabajo (SST) — disciplinas que gestionan los riesgos laborales y ambientales de una operación. El control documental es central en HSE/SST: capacitaciones, exámenes médicos, ART y procedimientos deben estar vigentes y accesibles.